Datenschutzerklärung der Lernplattform

1. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist:

Lernsfera Academy, Inhaberin: Irina Quent, Am Dichtlacker 9, 94529 Aicha vorm Wald, Deutschland

E-Mail: welcome@lernsfera.com · Telefon: +49 176 30194794

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht verpflichtet sind. Mit allen Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der genannten E-Mail-Adresse.

2. Welche Daten wir verarbeiten

Je nachdem, welche Funktionen Sie nutzen, verarbeiten wir:

• Kontodaten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Sprache der Oberfläche. Ihr Passwort speichern wir nicht, sondern nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash).
• Angaben aus dem Anmeldeformular: gewünschter Kurs und gegebenenfalls Prüfung, Sprachniveau, gewünschter Beginn, mögliche Unterrichtszeiten, Hinweise zu Ihren Arbeitszeiten, Ihre Wünsche und Ihr bevorzugter Kontaktweg.
• Die Zuordnung zu unserem Kunden, über den Sie teilnehmen: dem Unternehmen, das Ihren Kurs bezahlt, oder der Privatperson, die ihn gebucht hat (das können Sie selbst sein).
• Angaben zu Ihrer Einladung: über welchen Einladungslink oder welche Einladungs-E-Mail Sie zu uns gekommen sind, wann der Link aufgerufen wurde, wann Sie Ihre E-Mail-Adresse bestätigt und wann Sie sich registriert haben (Einzelheiten in Abschnitt 3).
• Nutzungsprotokoll: Anmeldungen und Abmeldungen, besuchte Seiten der Plattform und die Verweildauer, Änderungen an Ihren Angaben und Einstellungen mit dem vorherigen und dem neuen Wert (Einzelheiten in Abschnitt 3).
• Sicherheitsdaten: angemeldete Geräte (Browserkennung), fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Änderungen von Passwort und Zwei-Faktor-Anmeldung. Bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung zusätzlich ein verschlüsselt gespeicherter Schlüssel und Wiederherstellungscodes (nur als Prüfwerte). Ihre IP-Adresse speichern wir verschlüsselt zusammen mit der Anmeldung und den Vorgängen im Nutzungsprotokoll, außerdem einen Prüfwert.
• Lernergebnisse: Einstufungs- und Übungstests mit Ergebnis, Dauer und Anzahl der Versuche.
• Wenn Sie mit dem Ergebnis eines Einstufungstests nicht einverstanden sind und uns dazu schreiben: Ihre Nachricht, zusammen mit diesem Testergebnis.
• Benachrichtigungen auf der Plattform (die Glocke): worüber wir Sie informiert haben, wann und ob Sie es gelesen haben. Den Verlauf können Sie jederzeit selbst löschen; mit Ihrem Konto wird er gelöscht.
• Unterricht: Ihre Gruppe, Ihr Stundenplan, Ihre Anwesenheit (wann Sie den Online-Raum betreten und verlassen haben und wie lange Sie dabei waren), abgegebene Hausaufgaben mit Dateien, die Rückmeldungen Ihrer Lehrkraft sowie – nur bei Stunden, die als solche angekündigt sind – Aufzeichnungen und Abschriften (Einzelheiten in Abschnitt 4).
• E-Mails, die wir mit Ihnen wechseln, und die automatischen Benachrichtigungen, die wir Ihnen senden.
• Zahlungen, wenn Sie selbst bezahlen: Betrag, Kurs, Status und Zeitpunkt. Ihre Karten- oder Kontodaten erhalten wir nicht.
• Ihre Einwilligungen und Bestätigungen mit Version des Dokuments und Zeitpunkt.

3. Wie Sie zu uns kommen und wie Sie die Plattform nutzen

Ein Konto entsteht nur über eine Einladung. Dafür gibt es zwei Wege: einen Einladungslink, den unser Kunde – etwa Ihr Arbeitgeber – an seine Mitarbeitenden weitergibt, oder eine persönliche Einladungs-E-Mail, die nur für Ihre Adresse gilt. Beim allgemeinen Link geben Sie zuerst Ihre E-Mail-Adresse ein; wir senden Ihnen einen sechsstelligen Code, den Sie auf derselben Seite eingeben, und erst danach können Sie sich registrieren. Die E-Mail nennt weder den Kunden noch den Kurs. So stellen wir sicher, dass niemand eine fremde Adresse verwendet.

• Zur Einladung halten wir fest: welcher Link oder welche Einladung verwendet wurde, wann eine Einladungs-E-Mail an Sie versandt wurde, wie oft und wann der Link aufgerufen wurde, wie oft eine Bestätigungs-E-Mail angefordert wurde, ob und wann Sie Ihre Adresse bestätigt haben, gescheiterte Registrierungsversuche mit ihrem Grund (zum Beispiel ein zu schwaches Passwort – nicht das Passwort selbst) und den Zeitpunkt Ihrer Registrierung. Aufrufe eines allgemeinen Links ohne Eingabe einer E-Mail-Adresse zählen wir nur, ohne sie einer Person zuzuordnen.
• Im Nutzungsprotokoll halten wir fest: Anmeldungen mit Zeitpunkt, IP-Adresse und Gerät (Browser und Betriebssystem), Beginn, Ende und Dauer jeder Sitzung, fehlgeschlagene Anmeldungen, Abmeldungen, die aufgerufenen Seiten der Plattform mit Zeitpunkt und Verweildauer, Beginn und Abschluss von Tests, das Öffnen von Unterrichtsräumen, Aufzeichnungen und Materialien sowie jede Änderung Ihrer Angaben, Ihres Passworts, Ihrer Zwei-Faktor-Anmeldung, Ihrer Einwilligungen und Ihrer Sprache – auch Änderungen, die unsere Mitarbeitenden vornehmen, mit deren Namen.
• Für die Anzeige „online“ oder „abwesend“ im Backoffice: den Zeitpunkt Ihres letzten Klicks auf der Plattform, höchstens einmal pro Minute festgehalten. Wer offline ist, erkennen wir daran, dass keine Sitzung mehr offen ist.
• Nicht festgehalten werden: Passwörter, Sicherheitscodes, Ihre einzelnen Antworten in Tests, Inhalte, die Sie in Formulare tippen, bevor Sie sie speichern, und Ihre Aktivitäten außerhalb der Plattform. Wir verwenden dafür keine Cookies, keine Analyse- oder Werbedienste und keine Dienste fremder Anbieter.

Das Protokoll sehen nur unsere Verwaltung und Kursleitung. Wir nutzen es, um Ihren Kurs zu organisieren und Sie bei Problemen zu unterstützen, um gegenüber unserem Kunden nachweisen zu können, dass die vereinbarte Leistung erbracht wurde, und um Missbrauch und unbefugte Zugriffe zu erkennen.

4. Unterricht und Aufzeichnungen

• Der Online-Unterricht läuft auf einem Videoserver, den wir selbst in einem Rechenzentrum in Deutschland betreiben. Ton und Bild gehen nicht an fremde Anbieter.
• Einzelne Stunden können aufgezeichnet und abgeschrieben (transkribiert) werden. Das ist vorher bei der Stunde angegeben, und im Raum sehen alle einen Hinweis. Die Aufzeichnung sehen nur Ihre Gruppe, die Lehrkraft und die Schule. Die Abschrift entsteht auf unserem eigenen Server.
• Besprechungen außerhalb des Stundenplans (etwa ein Treffen mit Ihrer Betreuung, eine Zusatzstunde oder ein Vorstellungsgespräch) werden nur mit Ihrer Einwilligung abgeschrieben: Vor dem Betreten des Raums werden Sie gefragt. Sagen Sie nein, wird Ihre Stimme nicht in Text umgewandelt. Aus der Abschrift schreibt ein Sprachmodell, das auf unserem eigenen Server läuft, eine Zusammenfassung. Abschrift und Zusammenfassung lesen nur die Administration und die Betreuung der Besprechung; die Zusammenfassung erhalten Sie, wenn sie mit Ihnen geteilt wird.
• Hausaufgaben prüft und bewertet ausschließlich Ihre Lehrkraft. Abschriften und Zusammenfassungen entstehen auf unserem eigenen Server: Ihre Angaben, Abgaben, Aufzeichnungen und Abschriften werden keinem KI-Anbieter übermittelt.
• Hochgeladene Dateien prüfen wir auf unserem eigenen Server auf Schadsoftware.

Wenn Sie nicht aufgezeichnet werden möchten, können Sie Kamera und Mikrofon ausgeschaltet lassen und der Aufzeichnung jederzeit widersprechen (Abschnitt 10).

5. Wozu wir die Daten nutzen und auf welcher Rechtsgrundlage

• Um Ihr Konto bereitzustellen und Ihren Kurs zu planen und durchzuführen – einschließlich Einladung, Tests, Anwesenheit, Hausaufgaben und Rückmeldungen: Erfüllung des Nutzungsvertrags mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Um den Kurs mit unserem Kunden abzustimmen und ihm gegenüber nachzuweisen, dass die vereinbarte Leistung erbracht wurde, sowie für das Nutzungsprotokoll: unser berechtigtes Interesse und das unseres Kunden an der ordnungsgemäßen Durchführung des Kursvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Für Aufzeichnungen und Abschriften von Stunden: unser berechtigtes Interesse an der Nachbereitung und Qualität des Unterrichts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Für Abschriften und Zusammenfassungen von Besprechungen: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie vor jeder Besprechung geben oder verweigern.
• Um die Plattform und die Einladungslinks zu schützen, Missbrauch zu erkennen und Konten bei zu vielen Fehlversuchen vorübergehend zu sperren: unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Um Sie über WhatsApp zu kontaktieren, wenn Sie das wünschen: Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen.
• Um gesetzliche Pflichten zu erfüllen, etwa steuerliche und handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten für Zahlungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

6. Wer Ihre Daten erhält

• Unsere Mitarbeitenden und Lehrkräfte, soweit sie die Daten für ihre Aufgabe brauchen.
• Das Unternehmen, das Ihren Kurs bezahlt: Es erfährt, ob Sie sich angemeldet haben, Ihre Gruppe, Ihr Niveau, Ihre Anwesenheit, den Anteil abgegebener Hausaufgaben und das Abschlussergebnis. Es erhält keine Inhalte Ihrer Arbeiten, keine Bewertungen einzelner Aufgaben, keine Kommentare Ihrer Lehrkraft, keine Aufzeichnungen und kein Nutzungsprotokoll.
• Dienstleister, die in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen arbeiten (Auftragsverarbeiter): Hosting der Plattform und des Videoservers auf Servern in Deutschland – IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur; Versand und Empfang von E-Mails – STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin.
• Wenn Sie selbst bezahlen: der Zahlungsdienst Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland, der die Zahlung in eigener Verantwortung abwickelt. Es gilt dessen Datenschutzerklärung.
• WhatsApp (Meta Platforms Ireland Ltd.) nur, wenn Sie diesem Kontaktweg zugestimmt haben. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; Meta ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Darüber hinaus geben wir Ihre Daten nicht weiter und verkaufen sie nicht. In Länder außerhalb der Europäischen Union gelangen sie nur in den oben genannten Fällen.

7. Cookies und Speicherung im Browser

Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies. Dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

• ls_at – hält Sie angemeldet; gültig 10 Minuten.
• ls_rt – verlängert Ihre Sitzung, ohne dass Sie sich neu anmelden müssen; gültig 30 Tage.
• ls_locale – merkt sich die gewählte Sprache; gültig 1 Jahr.
• ls_join – hält nach dem Aufruf eines Einladungslinks die Registrierung offen, damit der Link nicht in der Adresszeile bleiben muss; gültig 30 Minuten.
• ls_code – verbindet den per E-Mail gesandten Bestätigungscode mit dem Browser, der ihn angefordert hat; gültig 5 Minuten.
• ls_consent – merkt sich Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis; liegt im lokalen Speicher Ihres Browsers, höchstens 12 Monate, und wird nicht an uns übertragen.

Während Sie das Anmeldeformular ausfüllen, speichert Ihr Browser einen Entwurf im Sitzungsspeicher, damit beim Neuladen nichts verloren geht. Das Passwort wird dabei nicht gespeichert. Der Entwurf wird gelöscht, wenn Sie die Anmeldung abschließen oder den Tab schließen.

Wir setzen keine Analyse- oder Werbe-Cookies ein und laden keine Schriftarten, Skripte oder Inhalte von fremden Servern. Das Nutzungsprotokoll (Abschnitt 3) kommt ohne Cookies aus.

8. Wie lange wir Ihre Daten speichern

• Konto, Angaben aus dem Formular, Lernergebnisse, Hausaufgaben und E-Mails mit Ihnen: bis 24 Monate nach Ende Ihres letzten Kurses, oder bis Sie Ihr Konto löschen.
• Gelöschte Konten: Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer werden sofort unkenntlich gemacht, der Rest wird nach 30 Tagen endgültig entfernt.
• Nutzungsprotokoll und Sicherheitsprotokolle: 12 Monate. IP-Adressen und ihre Prüfwerte: 90 Tage.
• Aufzeichnungen und Abschriften von Stunden: 180 Tage nach der Stunde.
• Abschriften von Besprechungen: 180 Tage nach der Besprechung; ihre Zusammenfassung bleibt bei der Besprechung, solange sie für die Arbeit der Schule gebraucht wird.
• Angemeldete Geräte: 60 Tage nach der Anmeldung. Zähler für fehlgeschlagene Anmeldungen: höchstens 24 Stunden.
• Bestätigungscodes für Einladungslinks: gültig 5 Minuten; nicht bestätigte Anfragen werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Nicht genutzte Einladungen: 30 Tage nach ihrem Ablauf.
• Zahlungen: 10 Jahre, weil das Steuer- und Handelsrecht es verlangt (§ 147 AO, § 257 HGB).

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

9. Wie wir Ihre Daten schützen

Die Verbindung zur Plattform ist verschlüsselt. Passwörter werden mit einem modernen Verfahren gehasht, besonders schutzbedürftige Daten – Telefonnummern, Dokumente, Abschriften, E-Mails – zusätzlich verschlüsselt gespeichert. Einladungslinks enthalten einen langen Zufallsschlüssel, der nicht erraten werden kann; wir speichern ihn nur als Prüfwert oder verschlüsselt und schreiben ihn nicht in Protokolle. Der Zugriff ist nach Rollen beschränkt, und für Mitarbeitende ist die Zwei-Faktor-Anmeldung Pflicht.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) – dazu gehört auf Wunsch auch Ihr Nutzungsprotokoll –, Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Einer Verarbeitung, die auf unserem berechtigten Interesse beruht, etwa dem Nutzungsprotokoll oder Aufzeichnungen, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Vieles erledigen Sie selbst in den Einstellungen: Ihre Daten herunterladen, Ihr Profil berichtigen, die WhatsApp-Einwilligung widerrufen und Ihr Konto löschen. Für alles Weitere genügt eine E-Mail an welcome@lernsfera.com.

Das Recht auf Auskunft und das Recht auf Löschung können in den engen Fällen der §§ 34 und 35 BDSG eingeschränkt sein – etwa wenn Daten nur noch wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten gespeichert sind. Wir sagen Ihnen dann, warum.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel an Ihrem Wohnort oder an unserem Sitz (Art. 77 DSGVO, § 19 BDSG).

11. Müssen Sie die Daten angeben? Gibt es automatisierte Entscheidungen?

Name, E-Mail-Adresse, Passwort und die Angaben im Anmeldeformular brauchen wir, um Ihr Konto anzulegen und Ihren Kurs zu planen. Ohne diese Angaben können Sie die Plattform nicht nutzen. Entscheidungen, die Sie betreffen – etwa über Ihre Gruppe, Ihr Niveau oder die Bewertung Ihrer Arbeiten –, treffen immer Menschen. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Die jeweils gültige Fassung finden Sie hier; über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in der Plattform.